Источники получения заявок отелем на бронирование номеров

Существует несколько источников получения заявок отелями на бронирование номеров: постоянные, разовые и эпизодические.

Постоянные источники заявок на бронирование – это турфирмы, коммерческие компании, размещающие своих сотрудников в данном районе из-за бизнес интересов, организации занимающиеся выставками, симпозиумами и семинарами.

К разовым источникам, как правило, относятся физические лица.

Получение заявок осуществляется по следующим каналам: телефон, Интернет — бронирование, электронная почта, почта, факс и централизованное бронирование. Заявки по телефону поступают в основном от физических лиц, реже от не больших компаний. При приеме заявки менеджером отдела бронирования в систему отеля заносятся следующие данные: Ф.И.О. гостя, сроки проживания, количество номеров и категория номера, контактный телефон, дата приема заявки, необходимость дополнительных услуг предлагаемых отелем, например аренда авто, если такие имеются. В ответ заказчику называют номер бронирования и фамилию сотрудника, принявшего заказ. В случае приема заявки на бронирование от компании, отель выставляет счет (после получения по эл. почте реквизитов заказчика). Таким образом, чаще всего, бронирование происходит по предоплате. Желательно информирование заказчика об условиях аннуляции и политике гостиницы о гарантированном и негарантированном бронировании.

Факс. Чаще всего, в последнее время, вместо факса используется электронная почта, порядок обработки запроса на бронирование номера аналогичен. Запросы по почте поступают как от компаний партнеров, которые сотрудничают с отелем, так и от физических лиц, которые узнают адрес эл. почты на сайте отеля, на визитной карточке, полученной ранее и других источников. Заявки от компаний партнеров поступают на фирменных бланках, реквизиты которых включают информацию о категории номера, сроках бронирования, имя и фамилию лица, для которого осуществляется бронирование, информацию об оплате, питании и дополнительных услугах, если они необходимы. В ответ сотрудник отеля отправляет или этот же бланк, на котором собственноручно подтверждает бронирование, указывает свою фамилию имя, должность, время подтверждения и роспись, иногда ставится печать, если это предусмотрено в реквизитах бланка. В случае если бронирование невозможно, высылается отказ в свободной форме, с указанием причины. Все заявки хранятся в отделе бронирования гостиницы, во избежание каких-либо недоразумений.

Поступление заявок на бронирование посредством почты в виде заказных писем в наше время встречается крайне редко и связано с большим сроком возврата подтверждения заказчику, а также наличием альтернативных, более быстрых методов бронирования.

Централизованное резервирование делится на присоединенную систему бронирования и  не присоединенную сеть бронирования.

Присоединенная сеть бронирования – это система, объединяющая в себя сети отелей, фирм по продаже авиабилетов, туристических путевок, сдаче в аренду автомобилей и другое, нескольких собственников или одного владельца. Данная система выгодна для мировых туристических агентств, так как, заключив по факту договор с одним юридическим лицом, открывается возможность размещения заказчика в большом количестве гостиниц определенного региона, при этом, если определенный отель заполнен, можно предложить заказчику другой отель, принадлежащий этой же сети бронирования в данной географической местности. Таким образом, данная система позволяет получать максимальную прибыль собственникам данного холдинга без оттока капитала на сторону.

Не присоединенная система бронирования – это система (в наше время сайт), объединяющая независимые гостиницы (т.е. не относящиеся к одной определенной сети), но это не исключает наличия в данной системе и гостиничных сетей. Данные системы являются, по сути, агентами-посредниками получающие свое вознаграждение за то, что заказчик произвел бронирование номера в отеле именно посредством их ресурса.  Данная система позволяет заказчику самостоятельно выбрать и забронировать отель на основании имеющейся на сайте информации о ценах, услугах, фотографиях номеров и прочее. Количество отелей в базе, зависит от размера системы бронирования и соответственно ее популярности, наиболее известной системой на сегодняшний день является сайт Booking.com.

И, наконец, Интернет-бронирование, данный источник поступления заявок представляет собой бронирование напрямую через сайт гостиницы, однако, предыдущие каналы поступления, такие как эл. почта и централизованные системы бронирования тоже связаны с Интернетом. Таким образом, в настоящий момент нет четко обособленного источника бронирования номеров в гостиницах, так как все, так или иначе, связано с глобальной системой коммуникации – Интернетом. При поиске через Интернет, клиент задает наиболее подходящие для него параметры и в последствии выбирает из полученного списка сайтов отелей. Поиск в последнее время значительно облегчен, так как подавляющее количество отелей активно рекламируются, тем более что возможности настройки рекламы позволяют искать целевого клиента. Обычно, бронирование через Интернет происходит следующим образом. Пользователь находит гостиницу с подходящими параметрами в соответствии с введенным им ранее поисковым запросом. Далее он бронирует номер на сайте отеля в соответствующем диалоговом окне, где вносит следующие данные: фамилию и имя, номер телефона, адрес электронной почты, категорию номера и период проживания, либо в свободной форме отправляет запрос с вышеуказанными данными на электронную почту, указанную на сайте (обычно в закладке «контакты»). После отправления заявки наступает период ожидания, в течение которого менеджер отдела бронирования отеля проверяет возможность проведения бронирования (наличие свободного номера данной категории в указанный период времени), после чего, уведомляет о результате заказчика. В последнее время появились программы, позволяющие объединять автоматические системы управления (далее АСУ, например бухгалтерская программа 1С) установленные в гостинице с сайтом отеля и информацией размещенной на ресурсах централизованных систем бронирования. Взаимодействие осуществляется следующим образом, при редактировании номерного фонда в АСУ работником службы бронирования (добавление нового бронирования или аннуляция старого), информация о количестве свободных номеров также автоматически обновляется и во всех ресурсах входящих в систему. Таким образом, при поиске потенциальным клиентом отеля, заказчик видит возможность бронирования той или иной гостиницы в режиме реального времени, и после отправления заявки на бронирование, остается в основном формальное подтверждение со стороны гостиницы. Такая схема очень удобна и дает возможность получения максимальной прибыли при минимальных упущенных возможностях.

Таким образом, в данной статье, мы рассмотрели основные источники получения заявок на бронирование номеров в гостиницах используемых в настоящее время на территории Российской Федерации.

Отель Яйла - Приятное Свидание, Крым

Отель Яйла — Приятное Свидание, Крым